拒绝杂乱,文件整理是重点
当你办公桌上的文件或者资料已经堆积成山,你是否感觉特别混乱?当
你抽屉里的资料已经放不下,你是否感到郁闷?当文件柜里的书稿已经落满灰
尘,你是否觉得非常邋遢?其实这些情况在我们身边是经常见到的,甚至是有
可能就发生在我们自己身上,可是我们做了些什么呢?是满脸的嫌弃或者唠叨
还是主动地去整理?其实文件资料对于整个办公室的整洁来说非常重要,当你
进入一个办公室时,看到铺天盖地的文件,一般会感觉非常压抑,那是因为
切都没有进行合理的归纳整理;而当我们看到一沓沓文件整齐划一的放在各个
位置时,我们会感到一种认真、踏实的办公气氛
想要让文件得到更好的整理,我们不妨准备几个文件夹,有了文件夹,我
们的文件就有了“安身之所”。然后用一个记事簿记录归档时间。归档时间视
文件的积累速度而定。我们可能需要每天整理一次,或每周整理一次,视文件
的数量而定。假如我们每天都要面对大量的文件资料,那么我们不妨想一个更
为便捷的方法来区分,可以考虑建立子目录的方法。举例来说,我们可将文件
分成“经常需要”“有田时需要”“作废处理”;并且将它们放在离我们不同远
近的位置上,以便于取放。这样一来,就大大增加了办事效率
杨明最近感到非常郁闷,因为办公桌及抽屉里的资料已经塞不下了。于
是,他给领导发了一封电子邮件,问道:“可不可以再订购一个文件柜?我的
抽屉全塞满了。”领导让杨明仔细检查自己的抽屉,确认是否所有文件都真的
需要保留。如果不是,应该把用不着的文件存入参考文件或直接扔掉。
杨明勉强听从了领导的建议。他想:“真的是太浪费时间了。”但是没
有别的办法,只能照办,于是杨明开始仔细翻阅每份文件。如果某份文件已
经完成了或暂时用不着,他就把这份文件放在地板上(紧挨着地板上其他的
文件)。
全部检查完后,杨明这时候发现自己的两个抽屉腾出了一半以上的空间。
文件过量的问题竟然得到了解决。或许杨明无法让抽屉保管所有过去、当前和
将来的文件,但他可以管理好当前的文件。
在整理过程中,杨明对文件进行有效地归档,进行了分类处理。这样就
为自己腾出了很多的空间做更多的事情,也便于自己以后的查询。于是杨明发
现,不是空间不够多,只是自己不懂得整理罢了,整理让自己的工作变得更有
条理。有一个问题大家可能感到非常困惑,在归档文件之前如何确定文件的种
类呢?我们可以拿出笔记本,看看桌面上和抽屉里的每份文件,写下每份文件
的主题。写完后,看看能否将这些主题划分为各个种类,但是不要太多。这是
最简单的方式,我们也可以尝试其他的方法,总之,只要对文件进行有效的分
类就可以了。
看完上面的案例相信大家对文档整理有了一定的认识,下面我们来具体讲
第
目了然,颜色让分类更显眼。
采用不同的颜色来区别各类文件是一种比较方便、快捷的方法,这样对于
提高工作效率、减少时间浪费有着重要的意义。这样的做法易于引起自己对重
要事项的关注,而且在操作上也是简单易行的。让不同的工作文件有不同的颜
色,根据颜色的不同,可以迅速找到某类文件。比如可以购买五彩斑斓的文件
夹,或者利用彩色笔芯。
第二,避免堆积,“初次见面”的文件可以在顶端写下它的归类处。
想要节省之后的时间,我们就要明确这份文件到底应该归在何处,这是整
理术中必须掌握的一点。
刘俊文总是一心想做好事情。她定期对归档文件进行整理。但有一天
她发觉桌面上的文件还有很多,并没有减少,于是她对自己说:“我必须搞
定它们!
天,刘俊文拿起一堆文件开始分类。拿起第一份文件时她想:“该把它
归为哪类呢?”
刘俊文又把它放下并说道:“新文件。”下一份文件也是如此。等到她看着第三份文件,心想“我不知道该把你归为哪类”,于是再次放下了。第四份
文件的命运也是如此。这样的动作一直持续下去,刘俊文发觉桌面上多出了许
多文件。
于是,刘俊文再次把这些文件放一起挪到桌上另一个地方。她看出了问题
所在。这些文件只是在桌面上转了一圈并没有真正离开。她暗下决心,从现在
开始,只要她拿起某张纸或某份文件,就不能再放回原来的地方,而必须归入
前面说到的五个地方之一。从此,这样的问题再也没有发生。
可见,我们在生活和工作中要像刘俊文一样,第一次看到文件就把它记下
来,并且放到同一类的地方,这样才不会导致大量的文件堆积
第三,设置“参考文件”,容纳不急需的文件。
这些文件统一存放在你办公室或工位角落里一个高高的四屉文件柜里。一
般来说,过去的文件会占3个抽屉,而将来的文件占1个抽屉。
第四,学会清理文件。
没用的文件是时间的最大杀手,当我们整理文件或者寻找文件的时候,这
些就是阻碍我们寻找速度的罪魁祸首,该清理的就应该清理掉,否则我们的工
作将会越来越忙。仔细把资料整理好,就能增加资料对你的价值,如果只是把
资料随便整理一下,就等于是降低资料的效用。
整理启示Q
高效的文件、档案管理者会为你节省很多没必要花费的时间。回想一
下我们在寻找随意存放的东西上所花的时间,就会觉得花点时间建立高效
的文档系统还是十分值得的。没有一种文档系统是十全十美的,要选择
种对你所存资料最为适合的方式.
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